TIME MANAGEMENT AND SOFT SKILLS

Di Francesca Coddetta

43 milioni e 625 mila.

Questa cifra a cosa si riferisce?

Un’indagine ISTAT 2018 ci racconta che in Italia, oggi, ognuno di noi ha una speranza di vita di circa 83 anni. Quindi 43 milioni 625 mila sono i minuti che abbiamo a disposizione per crescere, stabilire degli obiettivi personali e professionali e tentare di realizzarli.

A partire da Seneca, passando per Pareto fino ad arrivare al contemporaneo Allen, molti filosofi, e studiosi di varie discipline si sono interessati al Tempo in quanto bene fondamentale per gli esseri umani. A dispetto dei differenti momenti storici, del progresso scientifico-tecnologico e della varietà di linguaggio espressivo, tutti concordano nel definirlo come una risorsa finita, equamente distribuita, non replicabile, che scorre in un’unica direzione.

Il tempo, insomma, è dato. Non possiamo averne di più. Allora perché sempre più spesso sentiamo moltissime persone lamentarne la mancanza?

Vorrei, ma non ho abbastanza tempo!

Quante volte vi è capitato di avere l’impressione che il tempo sfugga dalle mani? Di correre dietro ai vari impegni restando con la sensazione di aver lasciato fuori qualcosa?

Ciò che determina la stressante sensazione di non disporre di sufficiente quantità di tempo non è la mancanza di tempo in sé, quanto piuttosto, non essere riusciti a rispettare un impegno preso, prima di tutto con noi stessi.

Nel momento in cui programmiamo, ci creiamo delle aspettative che, quando vengono disattese, impattano negativamente sulla fiducia e l’autostima.

Come evitarlo?

Come scegliere cosa fare nel tempo dato e vivere felici?

Ogni giorno, ogni anno, nelle varie fasi della nostra vita ideiamo progetti, e programmiamo delle cose da fare per realizzarli.

Nelle parole che seguono, intendo passare in rassegna alcune principali abilità (soft skills) e i più diffusi strumenti (tools) cui possiamo attingere per massimizzare la nostra efficienza ed efficacia.

Il Tempo è una risorsa negoziabile!

David Allen, nel suo libro Getting Things Done (2015), suggerisce che la migliore alternativa per evitare la sgradevole sensazione derivante dal mancato rispetto dei nostri programmi sia rinegoziare l’impegno.

Partendo dal concetto di Tempo come risorsa negoziabile, ognuno di noi ha il potere personale di programmare le incombenze tenendo conto delle proprie priorità. Conoscendo e accettando noi stessi come persone uniche con specifici bisogni, valori e aspettative possiamo acquisire o potenziare l’uso di abilità fondamentali per pianificare in modo efficace le azioni che reputiamo utili al raggiungimento degli obiettivi, come anche per gestire l’imprevisto.

Quanto ne siamo con sapevoli!?

Il margine di negoziabilità varia in base a quanto le azioni necessarie per portare a termine i progetti rientrino o meno nell’area di libertà personale. Quando il tempo è imposto dal sistema è scarsamente negoziabile (orario dei trasporti, orario di lavoro). Se invece sono le persone con le quali siamo in relazione ad imporcelo (compiti assegnati dai superiori o richieste dei familiari) o se si tratta di attività liberamente scelte, il margine di negoziabilità si amplia.

Locus of evaluation e Time Management

Quanto siamo consapevoli di avere il potere e la responsabilità di assumere un atteggiamento proattivo ed usare la nostra sfera di influenza per negoziare la quantità di tempo da dedicare ai vari impegni?

Concepire i confini della propria area di libertà come rigidi, vincolati dal ruolo che abbiamo in famiglia o nell’ambito lavorativo o costretti dal compito e dalle incombenze, ci porta da avere un locus di valutazione esterno; ad immaginare di non avere potere; ad adottare un atteggiamento passivo che trova nel lamento giustificazione e sfogo. Tale convinzione genera distress liberando emozioni come frustrazione, rabbia, senso di inadeguatezza che, a medio-lungo termine, incidono sulla condizione di salute e benessere tanto del singolo protagonista (genitore, manager) quanto dei sistemi sociali nei quali è inserito (famiglia, azienda).

Vorrei ma non posso. La colpa è del tempo che è poco

Chi, piuttosto, è consapevole dei confini della propria area di libertà e si fida della capacità di usare la propria influenza di negoziazione sul tempo, ha un locus di valutazione interno. Riconosce il proprio empowerment e sceglie di usarlo in modo che le sue azioni abbiano un peso nella direzione degli eventi che gli accadono. Avere un Locus of evaluation interno è condizione necessaria per un time management produttivo. Tale qualità rende le persone e i gruppi capaci di impegnarsi nella ricerca attiva di strumenti e soluzioni; di attivare processi di pianificazione, controllo e verifica capaci di aumentare l’efficacia e l'efficienza nel tempo disponibile. Organizzare in modo vincente il proprio tempo genera, tra gli altri, vissuti emozionali di gratificazione, soddisfazione personale, riconoscimento sociale, sicurezza. Emozioni e sentimenti accomunati dalla qualità di generare stress positivo nell’individuo impattando così, a medio e lungo termine, sulla qualità della vita e sul benessere.

Perché i corsi non funzionano?

La maggior parte dei modelli sul time management funziona poco e solo per una ristretta categoria di persone. Svariati manuali, metodi, seminari ed esperti conferiscono competenze in uscita che però le persone fanno fatica ad integrare nella gestione della loro quotidianità. A mio avviso la motivazione va cercata principalmente in due ordini di ragioni.

La prima è che i tradizionali metodi di gestione del tempo danno informazioni soprattutto dal punto di vista tecnico-gestionale. Lavorano, cioè, sull’insegnamento di abilità all’uso di strumenti esterni standardizzati e preconfezionati, con la richiesta implicita che siano le persone a doversi adattare ad essi. Gran parte dei corsi di time management affrontano cioè l’argomento in modo parziale: forniscono tecniche corrette da seguire e strumenti organizzativi (cartacei o digitali) da utilizzare, lasciando fuori aspetti fondamentali del nostro essere persone. Non vengono quasi per niente prese in considerazione quelle qualità trasversali che, oramai da oltre 50 anni studi sul campo in ambito scolastico e aziendale, dimostrano <<essenziali>> affinché individui, gruppi e organizzazioni diventino capaci di realizzare pienamente sé stessi ed i propri progetti di vita e di lavoro. Soft skills come l’autoconsapevolezza, l’autoefficacia, l’intelligenza emozionale e la competenza organizzativa sono abilità indispensabili per una corretta gestione del tempo. Più avanti nell’articolo vedremo nel dettaglio come queste partico lari attitudini agiscono nel potenziare l’uso dei vari “calendario”, “to-do-list”, “matrice importanza-urgenza”, “GTD method” ed gli altri tools disponibili.

Gran parte dei corsi di time management affrontano l'argomento in modo parziale. La sfida oggi è bilanciare la mole impegni presi con la quantità di informazioni e richieste che riceviamo continuamente.

La seconda ragione della scarsa efficacia dei modelli educativi sulla gestione del tempo, a mio avviso risiede nella serie di cambiamenti sociali, politici ed economici legati alla digitalizzazione del mondo del lavoro e di gran parte degli accessi all’informazione. Per quanti sistemi o strumenti di programmazione del tempo possiamo prenderci la briga di utilizzare meticolosamente, ci troveremo sempre e comunque a fare i conti con l’imprevisto, l'inatteso. “Sempre più spesso il lavoro e la vita delle persone sono caratterizzati da un’infinità di email o SMS da smaltire ogni giorno senza che si abbia la possibilità di ignorare una

sola richiesta, un solo ordine, un reclamo; oppure una comunicazione dall’azienda o dalla famiglia” (Allen, 2015 pg 10).

La sfida oggi è bilanciare la mole di idee, progetti e impegni che prendiamo con noi stessi e con gli altri con la grande quantità di informazioni e richieste che sistematicamente e sempre più velocemente riceviamo dagli ambienti strutturali e relazionali nei quali siamo immersi. Tenere un calendario personale aggiornato, stilare liste di cose da fare, selezionare gli impegni in base a codici di priorità, risultano strumenti inadeguati a gestire la quantità e la natura mutevole del carico di lavoro dell’individuo medio (ibidem, 2015). L'equipaggiamento per superare la sfida è rappresentato dalle competenze trasversali. Per essere in grado di compiere scelte più o meno improvvise, inaspettate o urgenti riguardo a ciò che è conveniente fare, dovendo discriminare tra una miriade di alternative spesso nuove, l’essere umano deve poter conoscere sé stesso, i propri bisogni, valori aspettati ve; credere di essere in grado di riuscire a superare le difficoltà perseverando sull'obiettivo; gestire le emozioni in modo vantaggioso; attivare creatività e flessibilità per pianificare e sviluppare soluzioni sempre nuove e funzionali. Di nuovo torniamo a ribadire il ruolo fondamentale delle soft skills per una gestione del tempo efficiente ed efficace. Tra queste voglio portare l’attenzione di chi legge sulla competenza organizzativa perché ritengo giochi un ruolo fondamentale nella distribuzione dei nostri impegni nel tempo dato.

Competenza Organizzativa.

Tra le soft skills utili per il Time management, la competenza organizzativa è, di fatto, quella più operativa; quella cioè, che consente di realizzare concretamente programmi e progetti. Una volta che ho stilato la mia lista di impegni da portare a termine secondo criteri di priorità, sarà, insomma, grazie a lei che riuscirò ad individuare le risorse utili e determinare le singole azioni necessarie da compiere nell’unità di tempo.

La competenza organizzativa comprende le abilità di decision making e di action planning

La competenza organizzativa comprende le abilità di decision making e di action planning.

La prima consiste nel processo mentale che armonizza elementi cognitivi ed emotivi per selezionare una linea di azione tra diverse alternative (Pravettoni, Leonetta, Russo, 2015). Compilare To-do list è importante. Anzi, per dirla alla Allen, meglio compilarne tante dividendole per argomenti, contesti, o altre categorie. Dopo averlo fatto, però, bisogna scegliere tra le varie voci quella da cui cominciare e decidere come cadenzare le altre. È qui che entra in gioco il processo decisionale.

La scelta implica un atto volontario e intenzionale che prevede la disponibilità di almeno due alternative, ma più alto è il numero delle opzioni disponibili, maggiore è la probabilità di trovare quella ottimale in termini di efficienza ed efficacia. Nell’ambito del Time management, quindi, per ogni voce della To-do list o per ogni progetto, è bene immaginare molteplici strategie attuative. A questo scopo è importante far ricorso al pensiero laterale. Tale processo di pensiero, detto anche creativo o divergente, si attiva in modo naturale in presenza di situazioni nuove e/o complesse. Utilizzandolo, la persona visualizza i campi di realtà con un approccio globale e da prospettive diverse, producendo così soluzioni originali rispetto a quelle automaticamente prodotte dal pensiero logico-razionale. Interpretando liberamente una celebre frase di Albert Einstein, possiamo affermare che mentre la logica ti porta da A a B, ma si blocca di fronte ad un ostacolo, l’immaginazione ti porterà all’obiettivo offrendoti differenti possibilità di superare quell’ostacolo. L’atto decisionale richiede a questo punto di valutare le opzioni disponibili e selezionare quelle più congruenti con i propri bisogni, valori e aspettative.

Una volta deciso cosa fare, il passo successivo è l’azione. Se in cima alla nostra to-do-list abbiamo inserito “rispondere alla mail del cliente Tal Detali”, sviluppare un piano di azione comporta stabilire:

• Quali sono le azioni da svolgere (accendere il computer, rileggere la mail, scrivere una bozza di risposta, farla leggere al team manager per l’ok, scrivere la versione definitiva, inviarla);

• Chi le deve portare a compimento (cosa faccio io, cosa delego), con quali risorse (computer, software per la gestione della corrispondenza, occhiali da lettura) e in quanto tempo. Tra le risorse disponibili di cui possiamo avvalerci per rispettare i nostri impegni troviamo una serie di tools specifici per il Time management. Alcuni di essi come il calendario o il daily planner accompagnano ormai da anni le nostre routine e sono di uso comune; altri sono più recenti ed elaborati. In generale, si tratta di tecniche analogiche e strumenti digitali, che possono realmente facilitarci nella gestione del tempo.

Ne vediamo insieme alcune, cominciando dalla più semplice, comune e intuitiva.

To-Do List

Le To-Do List consistono, appunto come lo stesso nome indica, in una lista di cose da fare. Una lista può essere completata liberamente e a caso, oppure le voci possono essere ordinate per priorità, tempo di realizzazione, contesti o altri criteri. Per alcuni sarà sufficiente compilare un unico elenco comprensivo degli impegni relativi ai diversi ambiti di vita; altri preferiranno appuntare ogni incombenza o progetto in fogli separati. Alcuni useranno carta e penna, altri sceglieranno tra le numerose applicazioni digitali, disponibili sul web anche gratuitamente. Insomma, non esistono indicazioni precise su come deve essere o come compilare la lista <<perfetta>>; quello che non può mancare è una buona dose di autoconsapevolezza.

La To-do list ha la funzione di semplificare la realtà complessa, liberando la mente e facendo ordine. Elencare le cose da fare, prima di iniziare a programmarle, ci aiuta ad acquisire consapevolezza della mole di impegni che ci aspetta. In questo modo riusciamo a vedere le cose come gestibili, conteniamo l’ansia da prestazione insieme alla paura del fallimento e abbassiamo i livelli di stress. Vedere su un foglio - fuori da noi - le varie voci dà la sensazione di poterle gestire potenziando la self-efficacy e motivandoci all’azione.

Un'efficace gestione del tempo prevede che le To-do list siano sempre aggiornate: l’idea le è riservare un tempo di almeno 30 minuti al giorno per rivedere gli impegni quotidiani e destinare nel calendario uno spazio per la revisione settimanale di tutte le nostre liste.

Alcuni di voi a questo punto staranno pensando che, nonostante l’evidente efficacia dello strumento, riuscire a trovare tempo da dedicargli sarà quasi impossibile!.

Qui entra in gioco la self-efficacy. Cambiare abitudini è difficile, ma possibile se siamo convinti che abbiamo il potere di riuscire a farcela. I risultati positivi che scaturiranno dal l’uso corretto della To-do list manterranno alta la nostra motivazione facendoci superare la fatica del cambiamento e aggirare le difficoltà. Con la pratica, questa nuova tecnica diverrà per noi abitudine di comportamento.

Oltre ad essere utile di per sé, compilare elenchi di cose da fare corrisponde al primo step per numerosi metodi e altri strumenti di Time management. Quella che segue è la descrizione sommaria di alcuni tra i più utilizzati.

Matrice Importanza-Urgenza

La matrice è nota anche come matrice di Eisenhower, in onore del Presidente USA che era solito utilizzarla in modo spontaneo e intuitivo quando guidava con il grado di Generale le Forze Alleate durante la seconda guerra mondiale.

Stephen Covey, nel suo libro The 7 Habits of Highly Effective People (2004), ne delinea in modo chiaro e sistematico la metodologia, spiegando come, a partire dalla consapevolezza delle cose che vogliamo/dobbiamo fare in un tempo dato, è bene separare ciò che è urgente da ciò che è importante. Per facilitare questa operazione, l’autore ha elaborato una griglia a quattro quadranti ognuno dei quali è frutto della combinazione dei parametri di importanza e di urgenza.

Il concetto di <<urgenza>> è prevalentemente oggettivo in quanto le scadenze sono per lo più fissate al di fuori della nostra area di libertà. Per agire con efficienza sbrigando gli impegni della nostra lista identificati come urgenti, sarà utile una buona dose di competenza organizzativa accompagnata dalla capacità di riconoscere le emozioni che un timing veloce può suscitare, così che possiamo abbinarci un comportamento vincente (Intelligenza Emozionale).

Di contro, <<importante>> è un criterio prevalentemente soggettivo e legato ai bisogni, valori e aspettative personali. La consapevolezza di sé è una soft skill essenziale, quindi, per discriminare le incombenze da abbinargli.

Osservando la nostra lista, sarà relativamente semplice prenderci cura di un impegno che consideriamo sia importante che urgente (1° quadrante). Anche se non possiamo delegarle o evitare di dedicargli attenzione, sbrigare le incombenze che ricadono in questa categoria ci mette a rischio di commettere errori legati all’agire in fretta e ci espone ad alti livelli di stress che impattano negativamente sul benessere e la produttività. Un time management efficace richiede, quindi, di ridurre al minimo le attività che ricadono in questo quadrante.

Va dato, piuttosto, maggiore spazio alle incombenze importanti che non sono ancora urgenti (2° quadrante). Dedicarsi alle cose importanti avendo ampia disponibilità di tempo consente, infatti, di lavorare con bassi livelli di stress. Questo aumenta l’opportunità di pianificare prevedendo in anticipo possibili ostacoli o imprevisti per i quali attivare il pensiero laterale al fine di costruire strategie alternative (atteggiamento proattivo).

Spesso si cade nell’errore di considerare un impegno importante soltanto perché ingan nati dalla sua scadenza a breve. Quando succede, distogliamo tempo prezioso con l'intento di risolvere la situazione critica. Ci troviamo nel campo delle cose da fare che pur essendo urgenti, non sono per noi importanti (3° quadrante). Una gestione del tempo efficiente richiede di ridurre al minimo la lista di cose da fare inserite in questo quadrante. Come fare? Prendiamoci il potere di dire “NO” e impariamo a delegare. Una buona dose di autoconsapevolezza e intelligenza emozionale ci aiuterà nell’impresa. Apprendere queste strategie di coping consente, infatti, di distribuire il tempo a nostra disposizione in maniera più efficace ed efficiente.

Sulla nostra lista vedremo che sono rimaste tutta una serie di cose da fare che, oltre a non avere scadenza temporale, non sono per noi importanti (4° quadrante): non rispondono a bisogni di sorta e non riflettono i nostri valori. Dedicare loro del tempo significa scegliere di sprecarlo. A questo proposito Peter Druker afferma:“Chi fa molto lavoro è efficiente, ma se trascura l’essenziale non è efficace perché fa soltanto un mucchio di cose” (2000).

Matrice di Druker

Secondo Druker, uno dei più importanti autori di riferimento per chi si occupa di management, la gestione produttiva del tempo si ha quando agiamo rispondendo contemporaneamente ai criteri di efficienza e di efficacia; quando, cioè, dedichiamo minuti, giorni, ore a nostra disposizione per fare le cose giuste (che funzionano) e le facciamo bene.

Di contro, quando ci impegnano sulle cose giuste in modo sbagliato (perché magari non abbiamo le competenze necessarie o a causa della fretta) ci esponiamo al rischio di non ottenere il risultato desiderato avendo, quindi, sprecato il tempo disponibile. Parimenti, quando dedichiamo attenzione, concentrazione e risorse per portare a compimento azioni incongruenti con i nostri obiettivi, il pericolo è che non ci resti abbastanza tempo per soddisfare i nostri bisogni reali.

Date To-do list aggiornate e periodicamente revisionate, una volta ordinate le voci per criteri di importanza/urgenza ed efficienza/efficacia, arriva il momento di analizzare i singoli item per sviluppare piani di azione. A questo scopo strumento utile e semplice da usare è la SWOT Analisys.

Matrice S.W.O.T.

Nel Time management, la SWOT Analisys serve a valutare i fattori esterni ed interni coinvolti nelle azioni che abbiamo programmato allo scopo di fare scelte di comportamento che tengano conto sia degli obiettivi che vogliamo raggiungere, che del contesto in cui andremo a sviluppare il nostro piano d’azione.

Dato un impegno da portare a termine in un’unità di tempo, la matrice SWOT è una griglia su cui focalizzare i punti salienti della strategia attuativa. I suoi quadranti corrispondono rispettivamente:

• Agli elementi positivi (punti di forza) e negativi (punti di debolezza) propri della persona (genitore, professionista) o gruppo (famiglia team);

• Agli elementi utili (opportunità) e ai fattori di rischio (minacce) che caratterizzano il contesto di riferimento.

Molti aspetti del modo di vivere e lavorare sono cambiati in questi ultimi vent’anni; in particolare la diffusione della tecnologia digitale nella vita quotidiana, sebbene abbia facilitato l’accesso ai tools per la gestione del tempo, di contro, ha reso più complessa la compilazione di liste o griglie che prevedono confini rigidi tra i diversi campi di realtà. Per ovviare a questo, David Allen propone un metodo conosciuto in tutto il mondo con l'acronimo GTD.

Getting Things Done: il metodo di David Allen

La quantità di input, anche molto diversi tra loro, che arrivano a noi sempre più velocemente rischia di rendere vano l’uso di liste o griglie che - come caratteristiche implicite - prevedono confini rigidi e una certa staticità degli eventi.

Il metodo proposto da Allen, in questo senso è vincente in quanto si pone come obiettivo principale il rafforzamento della persona. Dal top-manager alla casalinga, chiunque abbia necessità di gestire molti più impegni di quelli che sente di riuscire a sbrigare in una giornata tipo, può trovare utilità in un metodo centrato sullo sviluppo delle competenze che consentono alla persona di gestire sé stessa in qualsiasi situazione o contesto.

Il valore aggiunto di questa metodologia è che non si accontenta di suggerire come gestire in modo efficace ed efficiente tutte le cose che vogliamo o dobbiamo fare tanto nella dimensione privata che professionale. GTD si pone l’ambizioso obiettivo di aumentare la produttività contenendo i livelli di stress delle persone; obiettivo confermato da numerosi ambiti di ricerca citati dallo stesso Allen nel libro Getting Things Done edizione 2015. Vediamo come.

Il principio alla base del metodo di Allen è che per potenziare al massimo la nostra produttività dobbiamo avere spazio mentale per poter rivolgere tutta l’attenzione, la concentrazione e le energie nel compito che ci siamo dati. La parola chiave è “semplificare” per ottimizzare le cose da fare nel tempo disponibile.

Indipendentemente dall’ambito nel quale si opera che sia vita privata o lavorativa, Allen descrive 5 stadi per organizzare il flusso di lavoro. Perché il metodo funzioni e le persone possano realmente agire con consapevolezza contenendo i livelli di stress, i cinque stadi devono lavorare sinergicamente e in modo armonico.

“1) Intercettare tutte le cose che richiedono la nostra attenzione; 2) chiarire il significato e capire che cosa farne; 3) organizzare i risultati che mostrano le opzioni su cui bisogna riflettere prima di agire; 4) riflettere; 5) agire.” (D. Allen, 2018, Detto Fatto. L’arte di fare bene le cose, Mondadori, pag. 29).

Questi suggerimenti possono apparire scontati e probabilmente molti di noi seguono già questi passi dovendo pianificare un lavoro. Il punto è che difficilmente oggi ci troviamo a gestire un impegno alla volta. Più probabile che nell’agenda quotidiana abbiamo una serie di voci che riguardano sia la vita professionale che privata da gestire quasi contemporaneamente, senza contare gli imprevisti. La tesi di Allen è che potenziando la nostra performance su ognuna delle voci indicate dal metodo, non lasciando al caso se, quando e come “Intercettare”, ”Chiarire”, “Organizzare”, ”Riflettere”, ”Agire” allora gestiremo tutti i nostri impegni e progetti nel tempo che abbiamo a disposizione con efficacia, efficienza e mantenendo alta la qualità della vita.

Ricapitolando

Non potendo gestire il tempo, in quanto risorsa indipendente da noi, quello su cui vale la pena lavorare per essere soddisfatti di come organizziamo le nostre giornate è il self-management.

I cambiamenti sociali e culturali che l’era digitale ha portato nel modo di vivere e lavorare, rende evidente, chiaro e scientificamente confermato, come la produttività e la gestione ottimale del tempo di individui, gruppi e organizzazioni dipenda da un insieme di soft skill presenti in ogni persona fin dalla nascita, e che possono essere apprese e rafforzate con l’esperienza grazie, anche, a specifici training. L’autoconsapevolezza, la self-efficacy, l’intelligenza emozionale e la competenza organizzativa sono attitudini indispensabili per una corretta gestione del flusso di impegni.

Accanto alle soft skills, per facilitarci il compito possiamo avvalerci di una serie di strumenti e metodologie disponibili sul mercato sia in formato cartaceo che digitale. Tools come la To-Do list, le matrici di Covey, Druker e S.W.O.T o il GTD Method hanno il pregio di fornirci linee guida più o meno preconfezionate che ci aiutano a fare ordine tra le molteplici incombenze della vita, semplificando la realtà che ci troviamo di fronte dandoci la sensazione di poterla gestire. L’uso di questi strumenti ha l’effetto di contenere i livelli di stress a cui siamo quotidianamente sottoposti, in quanto svuota la nostra mente dal dover tenere conto dei vari impegni e progetti, liberando energie, attenzione e concentrazione. La sensazione di benessere che ne deriva ci motiva all’azione potenziando la nostra produttività.

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